Organização do Processo

19/06/2015 09:59

Nos termos do disposto no artigo 28 do Estatuto Geral dos Funcionários do Estado, a qualidade de funcionário adquire-se pela posse, equivalente ao acto de assinatura de contrato. Sendo assim, o processo individual organiza-se a partir da posse. Mas há necessidade que dele constem os elementos de identificação e demais requisitos legais exigidos para ingresso no aparelho de Estado pelo artigo 24 do EGFE. Terá o sector de recursos humanos de fazer retirar tais elementos do processo de admissão a concurso, constituído por:

  • Certidão de nascimento,
  • Mapa da Junta de Saúde;
  • Certificado do registo criminal;
  • Documento militar;
  • Certidão de habilitações literárias ou profissionais;
  • Declaração comprovativa de não ter sido expulso do aparelho de Estado,não se encontrar na situação de aposentado ou reformado;
  • Documentos comprovativos de preferências legais para admissão ao concurso.

Esta documentação irá constituir um subprocesso, que deverá manter-se sempre actualizado com os documentos comprovativos das alterações ocorridas na vida do funcionário tais como:

  • Estado civil,
  • Nível académico obtido
  • Declaração para a liquidação do subsídio de morte e subsídio de funeral;
  • Certificados de participação em cursos de curta duração;

Este subprocesso, como base do processo individual, estará dele separado por folha intercalar com numeração própria das páginas que o compõem e respectivo índice (registo dos documentos).

São considerados documentos indispensáveis neste subprocesso:

  • A certidão de nascimento;
  • O certificado de habilitações, que deve ser actualizado à medida que o funcionário conclui qualquer nível de escolaridade;
  • A certidão de casamento;
  • As certidões de nascimento dos filhos;
  • Os certificados de participação em cursos de capacitação ou aperfeiçoamento.

O processo individual propriamente dito inicia-se com a proposta de nomeação e colocação, título de provimento e certidão de auto de posse. Estes documentos, bem como os demais a arquivar, serão numerados (numeração independente da do subprocesso atrás referido) e arquivados de baixo para cima por ordem cronológica de entrada. A numeração e descrição das páginas, quer do processo individual propriamente dito quer do subprocesso, constarão dos respectivos índices, constituindo a relação dos documentos, seguindo-se-lhe o registo biográfico. No caso do número de funcionários justificar, podem os registos biográficos constituir-se em ficheiro separado.

Deve compreender-se a preocupação da existência da numeração e descrição das páginas na relação dos documentos. Com efeito, tal modalidade para além de permitir uma rápida consulta pode garantir a segurança dos documentos arquivados e a detecção de qualquer extravio ou retirada não autorizada. Finalmente, deve referir-se que após a extinção da relação jurídico-laboral o processo individual do funcionário transita do arquivo corrente para o arquivo intermediário.